"Tôi mới được thăng tiến lên làm quản lý cho một nhóm nhỏ. Bản thân tôi nhận thấy mình có nhiều điểm mạnh khi giữ vị trí này. Nhưng tôi cũng phát hiện ra rằng, tôi không biết cách nói chuyện trực tiếp. Tội tự nhận thấy cách nói chuyện của tôi quá ôn hoà đến mức "nhu mì". Tôi thường nói giảm, nói tránh để cho qua nhiều việc. Và tôi cũng nhận phải nhiều hậu quả từ cách nói chuyện này của mình. Ví dụ như nhân viên nhập nhằng không hiểu ý tôi và xử lý công việc không theo ý mà tôi muốn. Tôi lại phải giải thích lại và phải mất vài ba lần sửa tới sửa lui thì họ mới xong việc.
Tôi muốn tìm một phương pháp để thực hành cách nói chuyện hiệu quả. Làm thế nào để một người có phong cách nói chuyện nhẹ nhàng có thể đối đầu trực diện với mọi việc, đặc biệt là những vấn đề khó khăn? Có công cụ hay cách thức nào giúp cải thiện kỹ năng giao tiếp và nâng cao tính quyết đoán hay không?"
Trả lời:
"Tôi đã trao đổi với rất nhiều quản lý khi họ gặp khó khăn trong việc quản lý nhân viên. Khi tôi hỏi họ đã nói chuyện với nhân viên để giải quyết vấn đề như thế nào. Họ đều trả lời đại loại như "không hẳn". Đây cũng là cách quản lý qua loa, đại khái, để cho mọi việc trôi qua, chứ không dám đối diện trực tiếp với nhân viên của mình.
Vì vậy, bạn không hề đơn độc trong vấn đề này. Và tin tốt là bạn đã nhận thức nó là một vấn đề ngay khi vừa mới giữ chức quản lý và bạn muốn khắc phục nó. Một khi bạn đã muốn thay đổi, thì việc thực hiện thay đổi sẽ dễ dàng hơn rất nhiều.
Đầu tiên, tôi muốn bạn phải hiểu rõ nguyên tắc truyền đạt thông tin là phải rõ ràng để mọi người có thể hiểu đúng và đủ những gì bạn muốn họ phải hiểu. Hãy thực sự tiếp thu nguyên tắc này, tin tưởng vào nó, vì điều đó sẽ quyết định những gì bạn sẽ hành động.
Thông thường, các nhà quản lý nghĩ họ sẽ trông tử tế hơn khi nói chuyện nhẹ nhàng trước những vấn đề. Nhưng điều này thực sự là tai hại nếu nó khiến nhân viên không hiểu hết thông báo hoặc không hiểu hết mức độ nghiêm trọng của sự việc.
Một khi nhân viên không hiểu hết thông điệp, không hiểu hết bối cảnh của công việc, thì họ sẽ làm việc sai hướng. Hậu quả là thành tích công việc kém, thu nhập bị ảnh hưởng, động lực làm việc giảm. Vậy xét cho cùng, thì cách giao tiếp nhẹ nhàng, nói giảm, nói tránh tưởng là tử tế nhưng thực ra đang làm hại nhân viên của mình.
Ngoài ra, không nói giảm, nói tránh, không dùng ngôn ngữ nhẹ nhàng không có nghĩa là bạn phải là một kẻ máy móc dội thẳng vào tai người nghe những thông tin "cục súc". Bạn có thể vẫn giữ giọng điệu dịu dàng, tử tế nhưng kết hợp với nội dung thẳng thắn, rõ ràng, biết cách nhấn nhả hợp lý.
Ngoài ra, không nói giảm, nói tránh, không dùng ngôn ngữ nhẹ nhàng không có nghĩa là bạn phải là một kẻ máy móc dội thẳng vào tai người nghe những thông tin "cục súc". Bạn có thể vẫn giữ giọng điệu dịu dàng, tử tế nhưng kết hợp với nội dung thẳng thắn, rõ ràng, biết cách nhấn nhả hợp lý.
Cách khắc phục là trước bất kỳ cuộc trò chuyện nào mà bạn cảm thấy bản thân cần cải thiện, hãy viết ra trước những điểm cần nói cho chính mình. Những điều quan trọng mà nhân viên của bạn cần nghe là gì? Có điểm nào nếu không hiểu đúng thì nhân viên của bạn sẽ làm sai hướng? Những điều nào cần được nhấn mạnh để đảm bảo nhân viên hiểu được tầm quan trọng của nó? Từ ngữ nào sẽ làm được điều đó? Viết ra ngôn ngữ cụ thể mà bạn sẽ sử dụng.
Sau đó, hãy tưởng tượng bạn đang nói chuyện với nhân viên của mình, hãy tập nói to những nội dung ở trên. Có thể bạn cho rằng, cách làm này hơi máy móc, nhưng để thuần thục một kỹ năng thì việc luyện tập là điều cần thiết.
Ngoài những bài nói chuyện được chuẩn bị kỹ lưỡng, bạn sẽ có nhiều tình huống trao đổi đột xuất với nhân viên, hãy luôn cảnh giác thói quen nói giảm, nói tránh của mình và khắc phục dần dần."
Comments