"Tôi là quản lý của một nhân viên tên tạm gọi là K. Công việc của K. là về kế toán. Hiện tại K đang đảm nhận hai nhiệm vụ chính. Lý do tôi để một mình K. kiêm nhiệm cả hai nhiệm vụ là vì công ty chúng tôi nhỏ, nếu thuê hai người làm thì rất rỗi việc, nên tôi giao hết cho K. Hai nhiệm vụ đó là: nhận đơn đặt hàng và thu tiền thanh toán của khách.
K. rất giỏi trong việc nhận đơn đặt hàng. Cô ấy đã làm nhiệm vụ này được 3 năm tại công ty chúng tôi. Mặc dù vẫn có một số điểm K. có thể làm tốt hơn nhưng nhìn chung K. không có vấn đề gì với nhiệm vụ này. Tuy nhiên, K. lại gặp khó khăn với nhiệm vụ thứ hai là thu tiền thanh toán các đơn hàng.
Các đơn hàng thanh toán đúng hạn thì không có gì khó khăn. Nhưng các đơn hàng chưa thanh toán thì K. lại không biết cách theo dõi và hối thúc khách hàng thanh toán. K. cũng không nhớ được lịch sử thói quen thanh toán của khách hàng. Và khi quy trình thanh toán của khách hàng kéo dài qua nhiều bước do trì hoãn thanh toán, K. hoàn toàn lúng túng khi phải cập nhật thông tin trên hệ thống. Tôi phải ngồi lại để chỉ dẫn K. thực hiện từng bước. Cũng may là các đợt thanh toán đơn hàng của khách hàng công ty chúng tôi thường diễn ra tập trung vào cuối tháng, nên tôi có thể dành thời gian để hỗ trợ K. trong vài ngày cao điểm. Nhưng thỉnh thoảng, tôi vẫn phải ngồi với K. để hướng dẫn những trường hợp đột xuất. Mặc dù lịch làm việc của tôi cũng dày đặc, nhưng tôi cứ vẫn phải theo sát để hỗ trợ K, và điều này khiến tôi rất mệt.
Ngoài các kỹ năng làm việc kể trên, thì K. là một người rất bừa bộn. Bàn làm việc của cô ấy lúc nào cũng ngổn ngang giấy tờ. Mỗi khi cần tìm giấy tờ nào đấy là K. lại phải lục tung bàn làm việc lên. K. cũng thường xuyên quên các cuộc họp nội bộ. Tôi đã tìm hiểu nhiều phương pháp để hướng dẫn lại K. cách sắp xếp giấy tờ, cách tạo nhắc hẹn cuộc họp trên Calendar hay Zalo, nhưng tất cả dường như không hiệu quả với K.
Tôi rất quý K. vì cô ấy là một trong những người trung thành với công ty, và có thái độ làm việc rất tốt. Tôi không bao giờ nghĩ đến việc sa thải K., nhưng tôi cũng không muốn bản thân mất quá nhiều năng lượng vào việc giúp đỡ cô ấy.
Liệu có những phương pháp hoặc công cụ nào mà tôi có thể dạy cho K. cách tự quản lý thời gian và sắp xếp mọi thứ trật tự, ngăn nắp được không? Tôi muốn cô ấy có thể tự quản lý công việc của mình mà không cần quá phụ thuộc vào tôi?"
Trả lời:
"Bạn đã thử nhiều phương pháp với mong muốn giúp K. có thể tự quản lý thời gian và tự tổ chức công việc tốt hơn. Nhưng kết quả lại không như bạn mong đợi. Lý do ở đây là do người muốn K. thay đổi là bạn, trong khi đó, K. lại có vẻ chưa mặn mà lắm với việc thay đổi bản thân.
K. có nhận ra rằng bạn đang nhiệt tình hỗ trợ và đào tạo cô ấy với mong muốn cô ấy làm việc tốt hơn hay không? K. có tự nhận ra bản thân đang chưa đáp ứng được yêu cầu của công việc hay không? Tôi thấy bạn đã hỗ trợ K. rất nhiều, từ việc kèm cặp trong từng thao tác công việc, đến việc đào tạo kỹ năng. Nhưng tôi không rõ, liệu bạn đã trao đổi nghiêm túc với K. về hiệu quả làm việc của cô ấy đang có vấn đề ở những điểm nào hay chưa. Nếu chưa, thì bạn cần phải nói rõ với K. về những điều đó.
Thay vì mày mò tìm cách thay đổi K. thì bạn cần tập trung vào việc nói rõ cho K. biết thực trạng hiện tại trong công việc của cô ấy, kết quả mà bạn kỳ vọng K. phải tạo ra và hãy bảo K. tự tìm cách hoàn thiện bản thân để đi đến được kết quả mà cô ấy cần tạo ra.
Bạn cần hết sức rõ ràng với K. rằng: “Hiện tại, em không đáp ứng được các yêu cầu cơ bản của công việc và anh không thể giữ em làm việc nếu chúng ta không giải quyết được vấn đề này”. Sau đó, hãy cụ thể: “Anh cần em nghĩ ra hệ thống để theo dõi các đơn hàng chưa được thanh toán, theo dõi lịch sử giao dịch và ghi nhớ các đầu mục công việc trong tháng. Em cũng cần sắp xếp lại hồ sơ chứng từ ngăn nắp. Anh đã đề xuất rất nhiều phương pháp và em có thể thử bất kỳ phương pháp nào trong số đó hoặc em có thể tìm ra phương pháp của riêng mình. Anh cũng cần em tìm ra cách để ghi nhớ các bước thực hiện những việc như X và Y vì anh không thể ngồi bên em mỗi lần và hướng dẫn em thực hiện. Anh có thể hướng dẫn em thực hiện một lần nữa trong khi em thực hiện ghi chú, nhưng sau đó em sẽ cần phải tự mình quản lý nó.”
Tôi nghĩ bạn cần phải chuẩn bị cho khả năng cao là K. đơn giản là không phù hợp với công việc này. Thái độ làm việc và lòng trung thành với công ty là rất tốt, nhưng chưa đủ. Cô ấy không có kỹ năng để thực hiện công việc, ngay cả sau khi bạn đã huấn luyện kỹ lưỡng. Tốt hơn hết, bạn nên nhận ra điều đó và đưa mọi thứ đến một kết luận tương đối nhanh chóng hơn là tiếp tục đầu tư vào cô ấy. Bạn đã đầu tư nhiều thời gian vào K., trong khi bạn ngày càng kiệt sức và không có đủ thời gian cho công việc riêng của mình."
Commentaires