“Tôi là người quản lý đội thực tập sinh của công ty. Công ty tôi có một quy tắc ngầm hiểu là bất cứ công việc gì không muốn làm thì giao cho thực tập sinh. Thực tập sinh công ty tôi đều là sinh viên, và họ được hưởng phụ cấp thực tập. Có hai loại công việc mà thực tập sinh công ty tôi thường được giao: Một là những công việc linh tinh được giao một cách ngẫu nhiên như chỉnh sửa định dạng file cho chị Kế toán hay lấy bưu phẩm cho anh trưởng phòng Hành chính. Hai là những dự án vượt xa phận sự của họ như lên kế hoạch phát triển các hoạt động gắn kết đội ngũ. Những dự án như thế này thường xuất phát từ ý tưởng của vài cá nhân trong công ty. Họ chưa có kinh nghiệm và nguồn lực để viết xuống các ý tưởng của mình thành kế hoạch có thể thực thi được. Vì thế, họ giao nhiệm vụ này cho thực tập sinh với mong đợi các em ấy sẽ tự nghiên cứu và tự học cách để hiện thực hoá chúng.
Công ty tôi có một quy tắc ngầm: bất cứ việc gì không ai muốn làm thì giao cho thực tập sinh.
Các em thực tập sinh nhiều lần phản hồi với tôi rằng các em ấy chấp nhận làm những công việc linh tinh một cách khiên cưỡng và cũng cố gồng mình để biến những ý tưởng thành bản kế hoạch hành động với vốn kinh nghiệm vô cùng hạn chế. Tôi luôn tỏ ra thông cảm và động viên các em ấy cần linh hoạt xử lý tuỳ theo từng tình huống. Tôi cho phép các em trong một vài trường hợp, có thể tự nghĩ cách khéo léo từ chối nhưng đồng thời các em cũng cần phải vui vẻ thực hiện các công việc khác để hỗ trợ mọi người trong công ty.
Thực tập sinh bị giao từ việc vặt như chỉnh file, nhận bưu phẩm đến những dự án vượt xa khả năng của họ.
Vì không có một chính sách quy định việc một thực tập sinh CẦN LÀM và KHÔNG LÀM gì, nên lời khuyên của tôi dành cho các em ấy luôn phụ thuộc vào từng tình huống công việc cụ thể. Một vài trường hợp được xử lý êm xuôi, nhưng cũng đôi khi các em được đà lấn tới, yêu cầu tôi phải trực tiếp ra mặt giúp các em từ chối các công việc như chỉnh định dạng file, nhận thư… Tôi muốn hỏi liệu rằng có tồn tại một ranh giới công việc cho các thực tập sinh hay không? Có thông lệ nào quy định rõ việc nào các bạn ấy cần phải làm và việc nào có thể từ chối hay không?”
Lời khuyên của VietCareerAdvice:
“Bạn có tham gia vào quy trình tuyển dụng thực tập sinh cho công ty hay không? Điều cần làm ở đây là cần có sự thoả thuận ngay từ đầu giữa công ty và thực tập sinh về những gì thực tập sinh cần thực hiện trong quá trình thực tập: sắp xếp thiết bị phòng họp, hỗ trợ định dạng file, theo dõi thư từ… Khi thực tập sinh được thông báo rõ ràng trong quá trình phỏng vấn rằng công việc của họ sẽ như thế nào thì khi vào làm việc, họ sẽ tự biết thực hiện công việc theo các thoả thuận đã thống nhất ngay từ đầu.
Cần có sự thoả thuận ngay từ đầu giữa công ty và thực tập sinh về những gì thực tập sinh cần thực hiện trong quá trình thực tập.
Một cơ chế thực tập rất phổ biến là các thực tập sinh thực hiện các nhiệm vụ hỗ trợ càng nhiều thì càng có nhiều cơ hội tiếp xúc với nhiều khía cạnh trong lĩnh vực công việc mong muốn của họ. Ví dụ nếu thực tập sinh bán hàng từ chối việc sắp xếp thiết bị, hỗ trợ xử lý kỹ thuật cho cuộc họp trực tuyến thì các bạn ấy sẽ không có cơ hội dự thính cuộc họp với khách hàng, không có cơ hội xem các quyết định mua bán sẽ diễn ra như thế nào.
Với cơ chế trên, mọi người thường cho rằng giao việc cho thực tập sinh là cách giúp các thực tập sinh học tập cách làm. Nhưng giao việc gì và tại sao là điều cần được xem xét kỹ lưỡng, chứ không phải bất kỳ việc gì không muốn làm là lại giao cho thực tập sinh.
Nếu thực tập sinh chỉ làm công việc hỗ trợ mà không nhận lại được giá trị gì, đó là một vấn đề cần xem xét.
Bạn và công ty cần suy nghĩ kỹ về cơ chế trên: “thực tập sinh hỗ trợ công việc ABC để đổi lại, họ sẽ nhận được XYZ”. Nếu những người trong công ty bạn chỉ yêu cầu thực tập sinh làm công việc hỗ trợ mọi người nhưng thực tập sinh không nhận lại được gì từ các công việc đó, và công ty bạn dần đóng khung “thực tập là phải vậy” thì đó thực sự là một vấn đề. Đối với các công ty không trả phụ cấp thực tập thì việc sử dụng thực tập sinh như thế lại đáng bị lên án hơn.
Tóm lại, điều tốt nhất bạn có thể làm là đưa vào quy trình tuyển dụng bảng mô tả chi tiết công việc và quyền lợi mà thực tập sinh sẽ nhận lại. Ví dụ: công ty sẽ yêu cầu thực tập sinh hỗ trợ các công việc ABC, đổi lại thực tập sinh sẽ nhận được các cơ hội XYZ. Nếu công ty bạn chưa làm điều này, thì hãy bổ sung trong đợt tuyển thực tập sinh kế tiếp.
Định hướng rõ ràng từ đầu về công việc và quyền lợi sẽ giúp thực tập sinh hiểu vai trò của họ, tránh cảm giác bị lợi dụng.
Quay trở lại với việc bạn cần xử lý thế nào với các phàn nàn của thực tập sinh. Thực tập sinh là những người mới bước chân vào thế giới việc làm, họ là những người thiếu kinh nghiệm, thiếu bức tranh toàn cảnh của mọi việc, họ chưa có hệ quy chiếu với sắc thái rõ ràng. Họ thường có xu hướng nghe theo người quản lý của họ - ở đây là bạn. Vì vậy, khi đưa ra bất kỳ nhận xét nào về công việc mà thực tập sinh được giao, hãy chú ý đến cách nói chuyện của mình. Cách bạn gọi một công việc là linh tinh, sẽ khiến các thực tập sinh càng tin rằng đó đúng là những công việc linh tinh và không tìm thấy ý nghĩa của các công việc đó. Có thể, khi bạn đưa ra những lời nhận xét về công việc, bạn có đủ kinh nghiệm để hiểu những gì bạn đang nói. Nhưng các bạn thực tập sinh thì không. Khi bạn nghe thấy các bạn thực tập sinh phàn nàn về công việc mà cả bạn và các bạn ấy gọi là linh tinh, thì chắc hẳn những người khác trong công ty cũng có thể vô tình nghe thấy lời phàn nàn đó. Nếu chẳng may những người có thể ảnh hưởng đến con đường sự nghiệp của các thực tập sinh nghe thấy, thì sẽ ảnh hưởng không tốt đến tương lai của các bạn. Họ sẽ có những nhận định tiêu cực về các bạn, từ đó hạn chế hỗ trợ hay nâng đỡ các bạn trong lộ trình sự nghiệp. Điều này là một thiệt thòi lớn đối với các bạn thực tập sinh. Với vai trò là người quản lý thực tập sinh, bạn cần định hướng rõ cho các bạn ngay từ trong cách các bạn suy nghĩ, nhìn nhận mọi việc. Điều này giúp tránh những sai lầm nhẽ ra không đáng có.
Thay vì chỉ thông cảm với thực tập sinh, hãy chia sẻ với họ điều họ cần nghe để giúp họ thích nghi và phát triển tốt hơn.
Ở đây, việc chia sẻ đánh giá trung thực sẽ mang lại giá trị định hướng cực kỳ lớn cho những người mới bắt đầu sự nghiệp. Thay vì việc tỏ ra thông cảm và nói những điều mà thực tập sinh muốn nghe, bạn nên chia sẻ những gì mà các thực tập sinh cần nghe: “Đúng, cách giao việc cho thực tập sinh tại công ty chúng ta không thực sự lý tưởng. Một số gây ra những vấn đề rắc rối như em gặp phải. Nhưng đây là hệ thống vận hành mà công ty chúng ta đang có. Và cách làm này sẽ không thể thay đổi trong ngày một ngày hai. Nhưng em có thể góp phần giúp mọi thứ trở nên tốt hơn bằng cách thực hiện những việc như ABC…” Hãy thực hiện hướng dẫn một cách tận tình, chỉ ra những gì các bạn thực tập sinh cần làm một cách chi tiết vì có thể các bạn ấy sẽ chưa thể hiểu hết để tự làm."
Comments